Wer wir sind
Die Kita Guides sind Partner für starke Kitas von heute und morgen. Wir unterstützen Träger und Kita-Leitungen dabei, freie Plätze verlässlich zu besetzen, Vergabeprozesse transparent zu steuern und Familien vom ersten Kontakt bis zum Betreuungsstart professionell zu begleiten.
Wir verbinden Daten, klare Prozesse und gute Kommunikation: Wir analysieren Nachfrage und Auslastung, verbessern Anmelde- und Vergabewege und sorgen dafür, dass freie Kapazitäten schnell bei den passenden Familien ankommen.
Deine Aufgaben
Platzvergabe für Kitas steuern
- Du übernimmst den Vergabeprozess von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss und sorgst für kurze, verlässliche Rückmeldezeiten.
- Du pflegst Wartelisten, Anmeldungen und Platzkontingente und hältst alle Informationen aktuell und nachvollziehbar.
- Du koordinierst Besichtigungen, Aufnahmegespräche und Zusagen mit Trägern und Kita-Leitungen.
- Du berätst Familien verständlich zu Angeboten, Aufnahmevoraussetzungen und nächsten Schritten.
- Du behältst Belegungsquoten, Kündigungen, Wechsel und Übergänge im Blick und steuerst frühzeitig nach.
Belegung analysieren und Prozesse verbessern
- Du wertest Nachfrage, Wartelisten, freie Kapazitäten und Absagegründe aus und leitest Maßnahmen für eine bessere Auslastung ab.
- Du entwickelst Standards für Anfragen, Priorisierung, Dokumentation, Zusagen, Absagen und Nachrückverfahren.
- Du arbeitest mit Kita-Apps, Verwaltungsportalen und kommunalen Vergabesystemen und sorgst für saubere Datenbestände.
- Du entwickelst Informationsmaterialien und Kommunikationsvorlagen.
- Du begleitest Neueröffnungen und neue Gruppen beim Belegungsaufbau.
- Du koordinierst Marketingmaßnahmen zur Gewinnung neuer Familien und misst ihren Erfolg.
- Du schulst Teams in Vergabe-, Belegungs- und Kommunikationsprozessen.
- Du koordinierst Schnittstellen zu Leitungen, Verwaltung, Buchhaltung, Jugendämtern und Kommunen und berichtest zu Auslastung, Pipeline und Handlungsbedarf.
Dein Profil
- Erfahrung in Platzvergabe, Belegungsmanagement, Kundenservice, Verwaltung oder einem vergleichbaren Aufgabenfeld
- Sicherer Umgang mit Listen, Daten und Kennzahlen
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick auf Anmeldungen, Wartelisten und Fristen
- Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung
- Prozessverständnis, Eigenverantwortung und Entscheidungsfreude
- Erfahrung in Planung und Koordination von Marketingmaßnahmen
- Erfahrung mit Schulungen, Workshops oder praxisnahen Teamformaten
- Moderations- und Vermittlungskompetenz und Sicherheit in Veränderungsprozessen
- Offenheit für eine Weiterbildung im Bereich Künstliche Intelligenz
Schön, wenn du mitbringst: Erfahrung im Kita-, Bildungs- oder Sozialbereich, Kenntnisse zu Aufnahmeverfahren oder kommunaler Bedarfsplanung, Auslastungsplanung, digitales Marketing, CRM oder Marketing-Automation sowie weitere Sprachkenntnisse.
Das bieten wir
- Vergütung: 39.000–42.000 € Jahresbrutto bei 30 Std./Woche
- Projektprämie: bis zu 2.000 € pro Jahr
- Flexibles Arbeitsmodell: Projektstandorte, mobiles Arbeiten und mindestens zwei Office-Tage pro Woche
- Mobilität & Ausstattung: ÖPNV-Zuschlag, Poolfahrzeuge und vollständige technische Ausstattung
- Weiterbildung: bis zu 2.500 € Budget pro Jahr
- Urlaub: 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
- Gesundheit & Wellbeing: Zugang zum Wellpass
- Gestaltungsspielraum: Du entwickelst die Platzvergabe mit kurzen Wegen und sichtbarer Wirkung aktiv weiter.
Bewerbung
Du hast Freude daran, Vergabeprozesse zu steuern, mit Familien und Kita-Teams zu kommunizieren und gleichzeitig Zahlen, Auslastung und Prozesse im Blick zu behalten? Dann sende deine Bewerbung an info@die-kita-guides.de oder nutze das Bewerbungsformular.
Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Hintergründen.